Les 5 phrases que vous n’entendrez jamais dans l’événementiel

Le chef de projet événementiel a un métier bien singulier avec son vocabulaire, son rythme et ses contraintes. Panorama de phrases imprononçables par un chef de projet (sinon ce n’est pas un vrai).

1. Impossible qu’il y ait un imprévu au montage demain, j’ai tout vérifié

Imprévu et événementiel, voilà un pléonasme. Bien que la rigueur soit le premier atout d’un chef de projet, l’événementiel subit toujours des imprévus le Jour J. Les délais raccourcis, les transmissions d’informations manquantes et les surprises de dernière minute font partie intégrante de l’activité en total flux tendu.

Une table manquante, une salle parfois plus petite qu’annoncée ou des nappes oubliées sur les tables… La réalité n’est pas toujours celle prévue sur le papier.
Pour être le plus autonome possible, nous avons prévu chez For Event de recouvrir nos caisses de stockage afin qu’elles deviennent nos tables d’animation. Gain de place, gabarit parfait et utilisation 2 en 1.

2. Une “to do list”, mais c’est quoi ça ?

Le jour J c’est un peu le grand saut. Il ne faut rien oublier, penser à tout et bien que le chef de projet ait une tête bien faire et un déroulé greffé dans une main, il n’oubliera jamais sa “to do list”.

Cette to do list prend le nom d’une liste de production. Cette liste regroupe tout le matériel nécessaire à la réalisation d’une animation et nous sert de support lors de la préparation d’un événement. Vous ne verrez jamais un de nos chefs de projet sans cette liste au chargement du camion.

3. Tu as vu le brief de 10 pages qu’on a reçu ?

Appelé le mouton à 5 pattes, le client a parfois en tête l’événement de ses rêves… Mais malheureusement, bien que le chef de projet événementiel ait une forte capacité de projection, un brief résumant le contenu de ses rêves est bel et bien nécessaire. Souvent succinct, le chef de projet doit souvent demander des compléments d’information pour bien cerner la demande du client.

Nous avons préparé un questionnaire détaillé permettant de recueillir les informations nécessaires à la prise d’un bon brief. Dès réception de votre demande, nos chefs de projet vous le transmettent pour cibler au mieux votre demande et gagner un temps précieux pour y répondre.

4. Rendez-vous à 8h00 au bureau demain !

Entre production, réponses aux briefs des clients et inertie inhérente au secteur, le chef de projet n’est pas le premier à rentrer du boulot. Sans parler des soirs d’événements ou parfois il est absent de la maison pour plusieurs heures, pour ne pas dire jours… (Avis aux futur(e)s conjoint(e)s)
Comme le chef de projet événementiel rentre tard, ne lui demandez pas d’arriver tôt. En agence, avant 09h30, il n’y a personne !

Chez For Event, on n’y coupe pas… 09h30, la journée démarre !

5. Je vais poser deux semaines de vacances en Juin

Métier saisonnier, une société d’événementiel suit le rythme de ses clients. Les temps forts de l’année sont sans commune mesure : juin et décembre. Les confirmations s’envolent, tout le monde se met en branle-bas de combat.

Pour vous donner une idée, ce mois-ci ce sont 21 opérations confirmées :

• Record de prestations en simultané : 4 animations le 19 juin
• Nombre total de participants : 1505
• Nombre moyen de participants : 72
• Nombre d’animateurs mobilisés : 26
• Nombre de nuits complètes : très peu !

Organisation, facilitation, optimisation et saisonnalité, je suis sûr que d’autres phrases imprononçables vous viennent en tête.
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